Бюджет закупок от А до Я — Часть 1 — План продаж

Как сделать БЮДЖЕТ ЗАКУПОК на следующий год. Я покажу Вам простой и эффективный алгоритм. Первый урок посвящен формированию точного ПЛАНА ПРОДАЖ, без которого сделать профессиональный Бюджет Закупок в принципе НЕ возможно.

И для начала пройдемся по определениям.

Бюджет закупок — это финансовый документ, показывающий планируемое ежемесячное выбытие денежных средств на закупку товара у внешних поставщиков в будущем году.

Проще говоря, Бюджет Закупок показывает, сколько денег мы будем тратить на оплату поставщику наших товаров.

Как правило, он нужен для комплексного планирования прихода-расхода денежных средств и является составной частью сводного бюджета движения денежных средств организации.

СТРУКТУРА БЮДЖЕТА ЗАКУПОК

Первый шаг к профессиональному формированию бюджета закупок — это разработка его структуры.

Структура бюджета — это простая таблица, в которой самое главное, правильно определить содержание столбцов и строк.

Очевидно, что в столбцах должны быть месяцы будущего года.

А вот со строчками все интересней. Среднестатистический Винни Пух скажет Вам, не задумываясь, что там должны быть Поставщики, но на то он и Винни Пух, чтобы говорить не задумываясь.

Потому что, если задуматься, то рано или поздно Вы придете к выводу, что качественный бюджет в разрезе поставщиков сделать, конечно, можно, но шарик лопнет, не долетев до пчел.

Ну, объясните мне, ну как спрогнозировать продажи на следующий год, если у вас один Поставщик возит разные группы товаров, или одну Группу товаров возит несколько Поставщиков?

Точно спланировать продажи в этом случае, а именно с этого начинается построение бюджета закупок, просто невозможно. И точка!

Через пару минут мы перейдем к планированию, и Вы проникнетесь этой аксиомой.

А пока просто поверьте.

В структуре бюджета на первом уровне должны быть Группы товаров, а уже внутри Групп мы можем, но не обязаны, добавить уровень Поставщик.

Разберемся, что такое Группа товаров, Подгруппа товаров, и что такое Поставщик.

Группа товаров — набор товаров, у которых в течение года наблюдалась похожая динамика и поведение продаж. Подгруппа товаров тоже самое, только внутри Группы.

Незнайке проще на Луну слетать, чем сделать такой план продаж, где на первом Уровне находится Поставщик, а на втором Группа товаров. Это неверная структура.

Правильный вариант структуры бюджета закупок выглядит наоборот. Сначала должна идти Группа товаров, а под ней Поставщик. Мало того, мы можем увеличить точность планирования, если выделим, скажем, в Группе мороженое две подгруппы: Штучное и Семейное.

Знаете почему? Потому что Семейное — это зимний товар, а штучное — летний, и раздельное планирование по ним сделает план продаж, а, следовательно, и бюджет закупок гораздо точнее!

Резюме. В структуре своего бюджета закупок рекомендую использовать не более трех уровней группировки данных, причем уровень Поставщик должен быть последним, и то, если это действительно нужно.

Пару слов о Поставщиках. В закупочном бюджете Поставщик — это необязательно ООО «Цветик Семицветик», ИП «Васечкин» или ОАО «Спокойной ночи».

Детализация до конкретного контрагента имеет смысл, если их реально не больше 3 штук, и Вы знаете, что весь следующий год Вам с ними целоваться в засос без права на развод.

Во всех остальных случаях Поставщиков вообще не нужно включать в бюджет, либо сделать их виртуальными, объединив под одним условным названием нескольких контрагентов со сходными условиями поставки и оплаты.

Разжую на примерах.

Вы Торговый дом, который реализует продукцию собственного производства и товары сторонних поставщиков. При чем собственное производство выделено в отдельное подразделение, которое в целях корректного фин. учета отгружает вам продукцию как обычному внешнему контрагенту по неким базовым ценам.

Естественно, что в бюджете вам придется развести Поставщиков на две группы — Собственное производство и Сторонние поставщики.

Второй крайне популярный на наших фазендах вариант.

Компания работает с Российскими поставщиками и напрямую с Китаем.

Местные поставщики отгружают товар в среднем раз в две недели и в рассрочку, Китай грузит контейнерами раз в три месяца и по предоплате.

Как не крути, а в этом случае вам придется планировать платежи по России и Китаю отдельно. И тут без вариантов.

Кстати, для дальнейших объяснялок я сделал как раз такую структур, в которой будет два уровня — Группа товаров и Поставщики, разделенные на Россию и Китай.

Тренироваться будем на Автозапчастях, посему наш итоговый бюджет должен выглядеть вот так.

В столбцах месяцы, в строках Группы товаров, а на втором уровне Поставщики: Россия и Китай.

Сильно не пугайтесь, прекрасно понимаю, что если начну показывать расчет бюджета по каждой из этих 15-ти товарных групп, из ваших глаз польются слезы.

Посему, я возьму только одну товарную группу, допустим Аккумуляторы, и выверну ее наизнанку, показав на этом примере, как считать бюджет закупок от А до Я.

Впрочем с буквой А, которая называется Структура бюджета, мы уже разобрались. Так что атакуем букву Б, которая называется Планирование продаж.

прогноз продаж базового периода

выбор базового периода для планирования продаж

Наша задача спланировать помесячные продажи Группы Аккумуляторы на следующий год.

Первое, что нужно сделать, это выбрать базовый период для расчета.

Можно взять текущий год, прошлый год, усредненное значение продаж прошлого года и текущего, тут уж Вам решать.

Главное, чтобы продажи базового периода были максимально адекватны текущей ситуации и корректно отражали тенденцию продаж на будущее.

Предположим, что я сел бюджетировать свои АКБ 20 ноября. Продажи текущего 2019 года были достаточно типичны без форс-мажора и нежданчиков, посему именно текущий 2019 год я беру в качестве базового периода для планирования 2020-го.

У себя в системе ТопКонтроль я сформировал вот такой график продаж за год помесячно и задумался.

Это фактические продажи 2019-го. А можно сказать, что в 2020 они будут точно такими же?

Да кто ж их знает, может будут, а может нет. Вот тут и встает вопрос, а как нам по максимуму приблизиться к будущему. Как угадать продажи следующего года, исходя из имеющихся данных. Давайте размышлять.

очистка фактических продаж базового периода

Первый фактор, который сто процентов повлияет на продажи будущего года, это закрытые Клиенты или Торговые точки. У меня могут быть клиенты, которые брали товар в текущем году, но по разным причинам сто пудово не будут со мной работать в 2020. И я это знаю уже сейчас.

Соответственно и продаж этим клиентам в следующем году я не буду наблюдать по определению.

Если у вас не дистрибуция, а скажем сеть розничных точек, смысл тот же. Продажи закрытых в этом году магазинов должны идти в топку при построении планов на будущий год. То есть мы должны очистить продажи базового периода, убрав из них те, которые 100% не повторятся в будущем.

В ТопКонтроль это секундное дело. В фильтре «Статус клиента» надо выбрать «Закрыты 2019», и поставить галочку исключить.

На этом месте мне всегда задают очевидный вопрос. Окей, мы исключили клиентов или точки, а надо ли исключать товары, поставщиков или, к примеру, бренды, с которыми мы сто процентов не будем работать в следующем году?

Друзья мои, надо! Но только в одном случае.

Если вы отказались от каких-то действительно уникальных товаров, аналогов которым в вашем ассортименте нет, и больше не будет.

К примеру, в 2019 я мог торговать аккумуляторами для комбайнов, а в 2020 прикинул палец к носу, понял, что работаю по ним в минус и больше не хочу заниматься этим садо-мазо. АКБ для легковушек и КАМАЗОВ мне за глаза. Надо ли в этом случае исключать продажи аккумуляторов на комбайны из базовых продаж.

Конечно! Ведь аналогов этим позициям в моем ассортименте нет, и не предвидится.

Посему в фильтре Подгруппа исключаем «АКБ для с/х техники», переходим в Сводные отчеты и здесь формируем отчет с итоговыми продажами за год помесячно.

34 миллиона 390 тысяч, вот она наша искомая очищенная от потерянных продаж цифра.

Едем дальше. А куда? Да под откос с таким подходом. Вас не смущает, что для бюджета закупок сформирован отчет о продажах в отпускных ценах? А я напрягся. Потому что наш паровозик не доедет до Ромашково, если мы будем делать план в продажных ценах.

Правило на запомнить.

Объем продаж для формирования бюджета закупок рассчитывается не в отпускных или розничных ценах, а в ЗАКУПОЧНЫХ.

В ценах, по которым поставщики отпускают нам свой товар. И тут ноу коммент, это закон!

Посему, в свой отчет я добавляю показатель «себестоимость», и далее для планирования продаж мы будем использовать именно его. Соответственно базовая цифра из 34 миллионов в Розничных ценах, превращается в 17 365 в Закупочных. Вот так.

В начале я сказал Вам, что сижу и загоняюсь с бюджетом 20 ноября. Это значит, мои фактические продажи за 2019 год заканчиваются на дате 20.11.19. 

То есть, впереди почти полтора месяца текущего года, а у меня нет данных об этих продажах.

Но для полноценного планирования нужна сумма продаж за полный 2019 год. Как выкрутиться?

прогноз продаж до конца базового периода — метод «доли периодов»

Первый вариант прост до гениальности.

В ТопКонтроль я сформировал отчет, в котором  выведены продажи в разрезе Поставщиков за периоды — с 20 ноября по 31 декабря прошлого года, второй период с 1 января по 19 января так же прошлого года, а третий с 1 января по 19 ноября но уже текущего года.

После чего выгрузил эту табличку в excel, где сделал простенький расчет.

Сумма после 20-го ноября 2 миллиона 29 тысяч, до 20-го 15 миллионов 311 тысяч, общая сумма продаж за 2018 год = 17 340. При этом доля каждого периода в общей сумме продаж 12 % к 88%.

Если предположить, что соотношение продаж этих периодов сохранится и в текущем году, то вычислить продажи за оставшиеся дни 2019-го дело техники.

У нас известны продажи до 20 ноября 2019-го — это 17 миллионов 288 тысяч. Введя простенькую формулу пропорции, можно получить искомую цифру в 2 миллиона 291 тысячу рублей.

Соответственно общая сумма очищенных продаж в закупочных ценах за 2019 год составит 19 миллионов 580 тысяч рублей.

Цветы на сцену, где розы? Согласен, еще рано. В этом мире не все так однозначно.

Ведь может быть такое, что в последние дни ноября или в декабре у нас намечается некий эпик фейл, который смешает с землей статистику прошлых лет? Вполне.

А это значит, что расчет полной суммы продаж через доли периодов может не прокатить.

Поэтому, если в ближайшем будущем вас ждет драматичное изменение продаж, то лучше посчитать свой прогноз несколько иначе.

прогноз продаж до конца базового периода — метод «от прошлого периода»

Идея второго варианта в том, что сначала мы прогнозируем продажи до конца текущего месяца, у меня это 10 дней с 20 по 30 ноября, а затем, отталкиваясь от полных продаж ноября, я смогу прикинуть план на декабрь.

Для демонстрации построим вот такой простенький график помесячных продаж за три года.

Зеленые столбики — это продажи 2017-го, Синие — 2018-го, Бордовые — 2019-го, а вот Красный — это прогноз продаж на ноябрь текущего года, рассчитанный через обычную среднедневную продажу.

Как он считается. Фактические продажи на 20 ноября 1 миллион 148, с 1 ноября по 20 у нас 14 рабочих дней. Разделив 1 миллион 148 на 14 дней получаем среднедневную продажу в 82 тысячи.

Умножаем 21 день (общее количество рабочих дней ноября) на среднедневную продажу 82 000 и получаем усредненный прогноз продаж за ноябрь в районе 1 миллиона 720 тысяч рублей.

Само собой, если, к примеру, основные отгрузки у вас идут в конце месяца с 25-го по 30, то этот прогноз на ноябрь можно скорректировать. Согласитесь, прикинуть продажи на горизонт в 5-10 дней несильно сложно.

Ну а теперь самое веселое, нам нужно оценить сезонность прошлых лет по коэффициенту роста / падения продаж. В 2017 году падение продаж в декабре к ноябрю составило минус 24%, в 2018 минус 8,99%.

При этом я знаю, что причина демонического падения в декабре 17-го в том, что в ноябре по бренду ВАРТА мы проводили акцию. И если убрать эти акционные продажи, то наш реальный коэффициент будет минус 15%.

Тема сезонности она большая и веселая, там много забавного, и по ее секретам будет отдельный урок.

Сейчас тупо возьму среднее между минус 15% и 8,99% и навангую сезонность декабря к ноябрю в районе минус 12%. Теперь умножаем прогнозируемые продажи ноября 1 722 232 на этот коэффициент и получаем 1 515 564 руб. продаж в декабре. Цифра есть, но рано пить шампань.

Нужно скорректировать эту цифру на несезонный, форс-мажорный коэффициент роста или падения, который мы ожидаем увидеть в следующем месяце. Этот тот самый коэффициент эпик фейла, из-за которого мы вынуждены были прогнозировать свои продажи не от долей, а от ежемесячных продаж.

Пусть у нас он будет +30, а итоговая сумма по декабрю превратится в 1 515 564 + 30% = 1 970 233 руб. 

Я не планировал когнитивный диссонанс вашего мозга, посему дам пару вариаций на тему этого коэффициента эпик фейл.

Вы переезжает в новый офис, и половина клиентов будет тупить весь декабрь пытаясь найти вас по новому адресу. Как результат двукратное падение продаж в декабре.

В ноябре Вы выиграли супер тендер на поставку Брома во все Воинские части региона, и в декабре вас ждет тотальный рост продаж по Группе антиандрогенов.

Итак, если Вам заранее известны некие факторы, которые окажут глобальное влияние на продажи, то второй вариант с планированием от прошлого периода через сезонный и НЕ сезонный коэффициент будет точнее, чем через доли периодов.

Господа, ау! Не спать, косить. Осталось почуть.

Мы хорошо потрудились и получили важнейшую цифру. Очищенные продажи в закупочных ценах за весь базовый период. У меня это 2019 год и сумма продаж равна 19 миллионов 580 тысяч.

И что нам с ней делать? Нам нужно разнести эту общую цифру по месяцам.

план продаж на следующий год

Для этого я делаю вот такую таблицу с объемом продаж моих аккумуляторов за три года помесячно. Красным выделен прогнозный объем продаж, который мы посчитали выше.

В последний столбец Итого вставляем сумму продаж за три года для каждого месяца. И считаем долю каждого месяца.

Далее разбиваем общую цифру запланированных в 2020 году продаж по месяцам, исходя из посчитанных долей. Алаверды.

Перед Вами наши будущие ежемесячные продажи.

Переходим к последнему аккорду нашей симфонии, учету Внесезонных корректировок.

Как Вы помните, на первом шаге мы уменьшили базовые продажи на сумму потерянных продаж по закрытым клиентам и магазинам. Но братцы, разве в следующем году мы не планируем увеличивать нашу клиентскую базу или открывать новые магазины? Вполне, а ведь это увеличит наши продажи, верно?

А как насчет товаров новинок, которые могут дать еще пару процентов к нашим базовым продажам. Рекламные акции, платежеспособность клиентов, действия конкурентов, ценовая политика, качество товара, новые каналы продаж и многое-многое другое.

Есть куча факторов, которые могут повлиять на продажи будущего года, как в плюс, так и в минус, и если не учесть это влияние, то грош цена нам как профи.

Сейчас покажу, какой таблеткой лечить эту психосоматику.

Формируем такую таблицу и в ее строчках перечислим все НЕсезонные факторы, которые могут оказать реальное влияние на будущие продажи, в столбцах ставлю месяца.

В ячейки таблицы вводим прогнозируемый процент роста или падения продаж относительно предыдущего месяца.

Например, в марте и августе у нас запланировано открытие двух новых торговых точек. Соответственно от сего действа рост продаж в марте по сравнению с февралем прогнозируем в 5%, а в августе по сравнению с июлем в 3%.

В апреле мы ожидаем сезонное повышение цен нашими поставщиками, в результате чего продажи в мае снизятся на 4 процента.

При этом я заложил пол процента на ежемесячное падение продаж, связанное с народным обнищанием и перманентным падением платежеспособного спроса.

Такая таблица корректировок — это аккумулятор ваших экспертных оценок всех положительных и отрицательных факторов, которые могут оказать влияние на продажи будущего года.

Понятно, что в последней строке мы должны вывести итоговый коэффициент, который и применим к нашему плану.

Мы на финишной прямой. В последнем столбце корректируем План продаж на 2020 год с учетом сезонного коэффициента на НЕсезонный коэффициент.

Хвала богам.

Базовый план на 2020 год с учетом сезонности и корректировочных коэффициентов готов.

От него мы и будем отталкиваться, рассчитывая наш бюджет.

Последний штрих этого сюра — распределение продаж по Поставщикам.

Тут все просто. Берем прошлый год, считаем помесячную долю России и Китая от общего объема и в таких же процентах распределяем помесячные продажи 2020.

Особой точности пока не нужно, когда будем планировать деньги, все равно придется схлопнуть эти продажи в зависимости от утвержденного графика поставок с Китая.

Но в этот шутер мы поиграем не в этой песочнице, а на следующем ТОП уровне для избранных.

Там Вас ждут корректировки остатков, учет отсрочек и составление плана платежей. Не смею более отвлекать Вас от начальников, детей и котиков. Всем спасибо, час ночи, пошел я, пожалуй, вздремну.

ВИДЕО ВЕРСИЯ УРОКА

Ваше имя: Ваш email: