АВТОЗАКАЗ ПОСТАВЩИКУ — Вещь или Дурилка Картонная!? — Управление закупками

Доброго, Дамы и Господа!

Сегодня Алексей Север весело и шустро выжжет напалмом одну максимально влажную мечту, которую теребонькают в своих душах 100% молодых и горячих бойцов закупочного фронта.

Видит небо, не хотел насыпать депресняк в нашем курсе, но на почту упало вот это письмо а-ля тех. задание, от абсолютно реальной конторы, которое 12-тым Ариелем прошептало мне: «Надо!!!».

Тех. задание на автозаказ поставщику

Наши коллеги возжелали автоматическое формирование заказа своему поставщику с автоматизацией всех процессов по расчету правильной потребности в товарах для обеспечения филиалов и оптовых клиентов. Чтобы не было затарки и висяков, в том числе по товарам с непостоянным спросом.

Прожевав эти хочу, хочу, хочу…, черкнул им честную обратку.

Ответ на тех. задание по Автозаказу поставщику

Где кратко и по делу показал реальное положение дел без маркетинговых хрюшечек, развода на аудиты, тайминги и коучинги.

Ответом мне был гордый месседже, что мы де не ежик из Чугуева, и лечить нас не надо. Волшебное программное обеспечение мы нашли, оно все может, все умеет, а мальчишки, которые с ним в комплекте, ну просто зайки. Посему товаристчь Север со своим ТопКонтролем может гулять перелесками до ближайших бань. Ну что ж…

Давайте не будем мешать детишкам сливать бюджеты и палить рабочее время, шагая по трассе длиною в жизнь из Светлого Прошлого в Хреновое Здесь и Сейчас. Ибо истинным мастерам не престало публично ржать над чужим скудоумием, а в разы полезней грамотно и профессионально разобраться, что же такое Автозаказ поставщику… Вещь или таки Дурилка картонная?! Ключ на старт.

Как всегда на взлетке даю свое личное авторское определение.

АВТОЗАКАЗ ПОСТАВЩИКУ это математический алгоритм, который автоматически, с заданной периодичностью производит расчет оптимального количества товара для заказа у поставщика на основании входящих бизнес-данных.

При этом сформированный заказ должен соответствовать всем логистическим, количественным, финансовым и иным ограничениям и требованиям, предъявляемым внутренними службами компании или внешним поставщиком.

Результатом работы процедуры Автозаказа является своевременно сформированный и отправленный поставщику файл согласованного формата со списком позиций к заказу и их количеством.

Доценты! Забирайте умняк для кандидатских.  Дарю! Потому что нам, простым смертным, из вышесказанного важно одно!

ПО-НАСТОЯЩЕМУ ИДЕАЛЬНЫЙ автозаказ должен считаться и запускаться на автомате, без участия специального живого человека.

Вроде все верно, ДА! Так-то оно так. Но у меня возникает нескромный вопрос, а может ли закупщик настроить этот абсолютно идеальный Автозаказ не в полированных до блеска презентациях разномастных вендеров, коучей и консалтеров, а в своей ежедневной реальной работе?

Так вот, дорогой закупщик, дабы спасти тебя от этой своры словоблудных бла-бла-бла коучей, разнообразных продвигателей волшебных решений и псевдоумных закупочных программ, я дам тебе сейчас простой чек-лист. Который еще на берегу покажет весь тухляк, который неминуемо всплывет в твоем прудике, соберись ты половить там свой идеальный Автозаказ.

Итак, какие ПРОБЛЕМЫ надо решить и на какие ВОПРОСЫ ответить, возьмись мы за настройку ИДЕАЛЬНОГО АВТОЗАКАЗА.

СТРУКТУРА АВТОЗАКАЗА ПОСТАВЩИКУ

Что такое заказ поставщику? Это список товарных позиций. Предположим, что мы сформировали его вот в таком виде. Шарить примеры буду в системе ТопКонтроль, на пальцах такое не изобразишь.

Список товаров для Автозаказа поставщику

Теперь вопрос. Что произойдет, когда наш поставщик предложит нам товар новинку? Естественно, что этот товар нужно будет ручками добавить в список? Верно? Мало того, по новинке нет истории продаж, а значит, объем заказа так же придется задать ручками.

Обратная картинка. Представьте, что какой-то товар мы решили возить исключительно под заказы конкретных клиентов, получается, что его надо удалить из этого списка. Ладно под заказ, но ведь поставщик может просто убрать этот товар из своего прайса и закрыть по нему прием заказов. И что? Да то, что этот товар опять же нужно будет исключить из списка.

Но кто объяснит мне, как самая вумная в мире программа определит, какой товар нужно добавить, а какой убрать? Как решить эту проблему без человечей корректировки заказа,… которой вроде НЕ должно быть в нашем идеальном Автозаказе? Беда!

А что нам делать, если один и тот же товар можно купить у нескольких поставщиков? Как программа должна выбрать, у какого Поставщика заказать товар?

Самый популярный и тупой ответ, закажем у поставщика с низкой ценой. Хорошо. Но один поставщик дает отсрочку 60 дней, а второй грузит в деньги, хотя его цена ниже!? Или, к примеру, поставщик с самой высокой ценой по рынку, подсвечивает нам 30%-нтный бонус за выбранный объем. Или. У одного поставщика отпускная цена 80 рубликов плюс логистика 40 рублей на штуку, а у второго 100, но блин логистика всего 10.

Ну, просветите меня, как модный АИ с BI на базе machinelearning примет правильное решение, у кого сделать заказ? Еще момент!

Часто сталкиваюсь с ситуацией, когда товар приходуется на склад как отдельная позиция. В 1С это уникальная номенклатурная карточка.

Но при этом расчет заказа надо делать не по конкретной позиции, а суммарно по продажам и остаткам сразу нескольких товаров-аналогов. Кстати, заказ товаров-комплектов, состоящих из товаров-комплектующих из той же оперы. И тут всплывает НЕштатная заковырка.

А как ваш Автозаказ на автомате объединит такие товары в один и при необходимости разрулит изменение его состава, Комплекта или Рецептуры? Есть мысли? Идем дальше.

изменение источника данных в АВТОЗАКАЗе ПОСТАВЩИКУ

Что делать с изменением источника данных? Для корректного расчета заказа нужны данные о прошлых продажах и текущий остаток на складе. Вы понимает, что это мастхев. То есть, при настройке Автозаказа нам нужно явно указать, с каких складов брать остатки, а с каких складов продажи. Смотрите, в моем примере остатки берутся с Оптового склада.

Выбор источника данных при Автозаказе товара у поставщика

А что, если мы откроем новый филиал или скажем магазин, или у нас появится второй склад, который так же надо будет включить в расчет. А нарисуется следующее. Мы зайдем в расчётку и своими живыми тепленькими ручонками добавим новый склад в список складов, с которых будут браться данные.  То есть, никакой автомат тут в принципе нам не светит.

РАСЧЕТ АВТОЗАКАЗА ПОСТАВЩИКУ

Еще одна шарада. Представим, что раньше Ваш поставщик производил и доставлял товар за 5 дней с момента приема заказа. А может быть такое, что этот срок поменялся. Был 5 дней, а стал 10 дней.

А если этот срок изменится, как об этом узнает программа, если ей не забить его вручную? У нас в ТопКонтроль он вводится в столбец – «Срок выполнения». Стоп! А если поставщик не все сроки изменил, а только на некоторые товары или категории товаров. Скажем, срок производства Болтов стал 10 дней, а Шурупов 20.

Изменение срока выполнения заказа при  Автозаказе поставщику

Как Ваши внедренцы и еже с ними решат эту проблему на автомате, без ручонок и глазенок живого закупщика?

А еще есть продажи! Для расчета заказа, ну если это, конечно, не абсолютное ассортиментное новье, нужны данные о продажах товара в прошлом. 

Вот список товаров. Чтобы посчитать по ним заказ, мне нужны их продажи за прошлый период. В ТопКонтроль этот период можно задать в окне выбора периода.

Предположим, что сегодня 15-ое ноября, и мы решили, что за базу расчета берем продажи за прошедшие 20 дней. То есть, вводим период с 25 октября по сегодня 15-ое.

Корректировка продаж в Автозаказе поставщику

Все супергуд, наш автозаказ сработал и на выходе мы получили файлик с заказом.

А теперь представьте, что мы хотим, чтобы наш смышленый капутер автоматом сделал такой же заказа, но ровно через 10 дней. В этом случае прошлый период, за которые берутся продажи, должен измениться на новый, верно? У нас это будет с 10 по 25 ноября.

Получается, что в Автозаказе обязаны быть две железобетонные возможности.

Во-первых, его запуск и расчет должен настраиваться по максимально гибкому расписанию.
Во-вторых, в настройках Автозаказа каждый раз должен изменяться период прошлых продаж.

И если такой возможности нет, то это, простите, какое-то чепушило для чепушил, а не Автозаказ. Бог с ним с периодом. Давайте пошевелим веществом на предмет самих продаж.

КОРРЕКТИРОВКА БУДУЩИХ ПРОДАЖ

Наш Автозаказ в тупую голову взял продажи за прошлые 20 дней, и что он сделал? А он решил, что в будущем наши продажи останутся точно такими же. Теоретически это возможно, но ведь возможно и другое!

Ведь могут наши продажи в следующие 20 дней кардинально измениться относительно прошлого периода из-за того, что:

  • Поставщик повысит отпускные цены, и нам придется поднимать свои, в результате продажи неминуемо грохнутся,
  • Наш отдел продаж заберет крупный госзаказ и продажи по любому вырастут,
  • На следующей неделе рядом с нашим строительным магазином заселят новую многоэтажку, и мы получим капитальный рост по всем товарным категориям…и т. д. и т. п.

То есть на наши будущие продажи, может влиять масса факторов, которых НЕ было в прошлом. И таких факторов десятки десятков. Все их не перечислишь, НО! Среди них есть два суперважных, тех, о которых Вам по любому надо знать.

Маркетинговая активность – началась реклама или акция по стимулированию, продажи нетипично выросли, закончилась, продажи упали, и порою гораздо сильнее, чем до акции.

Обнуление остатков – за последние 30 дней товар был на остатках 12 дней, после чего распродался в ноль, и мы 18 дней сидели с зеро, а это значит, что наши продажи за этот период явно занижены.

УЧЕТ СЕЗОННОСТИ В АВТОЗАКАЗЕ ПОСТАВЩИКУ

В общем, с меня зефирка всем Гарри Поттерам, которые придумают, как автоматически учесть эти заморочки и выставить верные корректировки будущего в своем Автозаказе. Про продажи сезонных товаров говорить вообще не буду. Появится желание посыпать голову пеплом, посмотрите урок по сезонности. А потом сами прикиньте, можно ли сделать Автозаказ по сезонным товарам, если с тобой рядом нет друга по имени Гендальф.

УЧЕТ СТАБИЛЬНОСТИ ПРОДАЖ В АВТОЗАКАЗЕ ПОСТАВЩИКУ

Еще важнецкий момент. У одного и того же поставщика товары могут иметь совершенно разную стабильность продаж. Буханка хлеба — продается каждый день и много, элитный вискарь пару раз в неделю и то не всегда. Так вот умники и умницы, которые смотрели мой курс «Управление закупками», не веселья ради, а знаний для.

Прекрасно понимают, что для товаров с разной стабильностью продаж необходимо использовать совершенно разные алгоритмы расчета.

То есть в сухом остатке, наш автозаказ должен сам, волшебным образом, сделать корректировку прошлых продаж на будущее, учесть нетипичные продажи и обнуление остатков, а главное применить правильный метод расчета в зависимости от стабильности продаж каждого товара!

УЧЕТ СТАБИЛЬНОСТИ ПРОДАЖ В АВТОЗАКАЗЕ ПОСТАВЩИКУ

И пару слово классической оффлайн рознице. Как ваш Автозаказ без корректировки живыми конечностями сможет учесть изменение неснижаемого витринного остатка и максимально возможного запаса?

А менять его надо и порою не раз в месяц, ибо наша жизнь сейчас, как костюм «от Кардена», надетый на мартышку. Весела и нелепа.

УЧЕТ ОГРАНИЧЕНИЙ НА ПОСТАВКУ В АВТОЗАКАЗЕ ПОСТАВЩИКУ

Ну и последний трек на нашем пати. Что, если поставщик меньше чем на 100 000 рубликов заказ не отгружает, или, скажем, везти меньше 5 тонн нам по логистике не профит. Как в этом случае должен сработать Автозаказ? Как в нем учесть подобные ограничения. Есть идеи?

В старые добрые времена я говаривал своим клиентам: Братишки, настроить идеальный автозаказ ноу проблем для какой-нибудь Пятерки или Магнита, который лет пять стоит на одном месте и торгует стабильным ассортиментом.

Но, Божечки мои, наблюдая за хеллоуином, который нон стопом празднует наша Родина последние 3 года, я начинаю догонять, что эта идея конченая утопия. И идеальный автозаказ возможен только в идеальном стабильном мире, где все внутренние и внешние факторы стерилизованы и абсолютно неизменны.

Допустим, на Луне! Так вот, если вам кто-то скажет, что это не так. Наберите меня. И мы по душам поговорим с этим эзотериком из клиентской службы Сбербанка. Друзья мои, мошенников надо лечить, иначе они будут лечить и обворовывать Вас. 

Итак! Что такое Автозаказ, вещь или таки дурилка картонная? Элементарно, Ватсон!

Для ленивого долбодятла 80 уровня, живущего в говноиллюзии, что умный компьютер сделает за него всю работу и сам наштампует заказы поставщикам. Конечно, дурилка картонная. И перцы, которые за достойные лавндосы на серьезных щах впаривают ему эту тему. Реально красавчики!

Ну а для серьезных ребят, которые знают, где на самом деле живет Дед Мороз, Автозаказ — ЭТО НЕРЕАЛЬНО КРУТАЯ ВЕЩЬ! И не просто вещь, а МЕГА ЭФФЕКТИВНЫЙ ИНСТРУМЕНТ, который помогает получить им максимум профита за минимум рабочих минут. И дело не в том, что все наши клиенты могут за 20 минут получить такой инструмент на свой деск топ, причем полностью заточенный под их специфику бизнеса.

Главное, что мы даем им честную пошаговую инструкцию, как с помощью ТопКонтроль получить регулярно формируемый заказ с минимальными ручными корректировками. И в этой инструкции есть 4 пункта с описанием экстренных форс-мажорных ситуаций, когда закупщик просто обязан вмешаться в работу автозаказа, и докрутить его настройки.

Ручная корректировка заказа поставщику

Все остальное наш ТОПКОНТРОЛЬ делает САМ! Быстро, точно, прозрачно, четко по расписанию. Без выходных и больничных. Не верите? Даю свои пароли-явки. Маякните, сконнектимся. Покажу эту бомбочку лично. Вместе ее и бабахнем! Алиса достигла 8-й горизонтали и стала Ферзем…Таймер затикал… Действуйте!

ВИДЕО ВЕРСИЯ УРОКА

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *