Бюджет закупок от А до Я — Часть 2 — План закупок и График оплат (Платежный календарь)

Доброго Дамы и Господа! Второй урок на тему формирования Бюджет отдела закупок, готов.

Сегодня мы разберемся, как превратить План продаж, который мы сделали на первом уроке в полноценный Бюджет закупок.

После чего трансформируем Бюджет закупок в точный График оплат (Платежный календарь).

Корректировка Плана продаж на Остатки товаров на складах   

Перед Вами план продаж по группе Аккумуляторы, который мы смастерили на первом уроке. В таблице 13 групп товаров, но считать мы будем только Аккумуляторы. Для них мы уже посчитали план продаж на первом уроке, а как растянуть формулы на другие товарные группы, сообразите сами.

План продаж по группе товаров

На первом уроке, я делал План продаж по двум группам Поставщиков — Россия и Китай, и моя текущая дата была 20 ноябрь 2019 года.

Столбец ИТОГО показывает, сколько мы ПРОДАДИМ за весь 2020 год в ценах закупки. Перенесем его в начало плана.

Свернутый План продаж по Группе товаров

Теперь вопрос.

Как считаете, а ЗАКУПИТЬ, мы должны столько же, сколько продадим или нет? 
Ответ не очевиден!
Может да, а может и нет.
Когда сумма продаж будет равна сумме закупок?
Только при одном условии.

Ваш склад должен быть пустым!

Если это так. Допустим, Вы работаете исключительно под заказ клиентов, и в принципе не держите складских остатков, значит, ваш План закупок будет равен Плану продаж.

А вот если ваш склад на 1 января Нового года ломится от товарных запасов, то нужно задать вопрос, а нужно ли нам и в следующем году держать именно такой товарный запас. Может разумней меньше закупить, а больше продать с текущих остатков?

То есть, План продаж превращается в План закупок, после его корректировки на сумму товарного запаса на начало и конец года.

Это прекрасно, но встает вопрос, а можем ли мы взять остаток товара на складах на дату работы с бюджетом и просто перенести в файл бюджета? Конечно, можем,… но при одном условии.

Он должен быть ликвиден на 100%. Мы не должны учитывать в бюджете Некондиционный и Супернеликвидный запас, который не сможем продать или будем сливать очень долго и в минус.Вычисление ликвидного запаса

У наших клиентов, в ТопКонтроль, Супернеликвидный запас, каждый день мониторит специально обученный Робот, посему исключив склады Брака, можно развести Рабочий ликвидный остаток и Супернеликвид на два столбца за 5 секунд.Отчет будет выглядеть вот так:

Скопируем отсюда Рабочий запас по Аккумуляторам в наш файл. Остаток есть, но тут всплывает новый нежданчик.

Это остаток на 20 ноября текущего года. Но бюджет то у нас на 2020 год.

Остаток на текущую дату

То есть нам нужно спрогнозировать свой ликвидный запас на 31 декабря 2019, то есть на конец года. А как сотворить такое чудо?

Надо посчитать, на какую сумму мы привезем товар от поставщиков в период с 20 ноября по 31-ое декабря сего года. Для этого добавим столбец «Поставка до 31-го декабря 2019». Прикинуть сумму поставок на полтора месяца не бог весть, какая сложность, так что останавливаться на этом не будем. У меня это будет 650 тысяч прихода от внутренних поставщиков и ноль для Китая, так как оттуда все контейнеры уже пришли.

И добавим столбец «Продажи до 1 января 2020 года». Вводим сюда планируемую цифру продаж до конца текущего года. Мы ее уже посчитали на прошлом уроке, поэтому перенесем ее оттуда.

Третий столбец  — «Рабочий запас на 01.01.2020», рассчитывается по формуле:

Остаток на 20 ноября + объем Поставки до конца года — Продажи за этот же период

Рабочий товарный запас на начало года

Теперь мы знаем прогнозируемую сумму Рабочего запаса на 1 января 20 года.

Но этого мало. Покажу на табуреточках. Вы продаете столы и стулья. На 1 января на вашем складе лежит 100 кондиционных табуреток.
За год мы планируем продать 2 000 штук. Вопрос. Сколько штук нужно закупить у Поставщика в течение следующего года?

2 000 — 100 = 1 900 штук.

Верно? Нэт дорогой, НЭ верно! При таком раскладе на 31-ое декабря мы получим нулевой складской запас.
Но если мы НЕ собираемся к концу года прикрыть контору, разве такое может быть, НЕТ не может!

Вывод: Для корректного расчета объема закупки надо знать свой складской запас не только на начало, но и на конец года.

Нырнув в этот омут первый раз, я три дня искал там чудесный способ посчитать этот долбанный остаток на 31 декабря.

Занятие, абсолютно крышесносоное, но древнее заклинание, щепотка сушенного борщевик и настойка на члене обезьянки просветлили вашего покорного слугу, который нашел таки красивое и простое решение, которая сейчас Вам и спалю.

Добавим в нашу таблицу три новых столбца — «Глубина остатка, дней», «Планируемый Рабочий запас на 31.12.20» и «Сумму закупки на 2020 год».

Показатель Глубина запаса считается следующим образом.

Глубина остатка, дни = Остаток на складе / (Сумма продаж / Кол-во дней в периоде)

Он показывает, на сколько дней продаж хватит текущего остатка на складе, если в будущем наши продажи НЕ изменятся.

Дальше все просто, у нас есть планируемая сумма продаж на 2020 год, логично, что если мы разделим ее на 365, то получим среднедневную продажу, в будущем 2020 году. А если эту среднедневную продажу умножить на плановый показатель «Глубина остатка», то мы получаем, искомый плановый товарный запас на конец года.

При этом в столбце «Глубина остатка» Вы можете задать любое значение, которое считаете оптимальным.Скорректированный Рабочий запас на конец годазапас на

Нам что слабо на 2020 запланировать эпические подвиги по увеличению оборачиваемости, которые снизят товарный запас до 10-ти дней по России и 30-ти по Китаю. Не слабо.

Поэтому в этом столбце в моем примере стоят эти значения.

Ну что братцы-закупщики. Пора переходить к тому, ради чего затевался весь этот сыр бор.

Добавляем последний столбец и считаем в нем наш Бюджет закупок.

Плану продаж + Остаток на начало года — Остаток на конец

Общая сумма Бюджет закупок с учетом остатков

Именно на такую сумму мы должны закупить или произвести товары в следующем году.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ БЮДЖЕТА ЗАКУПОК ПО МЕСЯЦАМ 

Последний штрих к нашему закупочно-бюджетному арт-хаусу, это распределение годовой суммы закупок по месяцам.
Для этого на отдельном листе, нарисуем долю продаж каждого месяца от общей суммы плана продаж.

Бюджет закупок по месяцам - распределение долей

Добавим еще один лист, и умножим здесь годовую сумму закупки на соответствующей %-нт из листа с долями.

Бюджет закупок с распределением по месяцам

Обратите внимание, на этом листе я оставил два столбца – Остаток на Начало и Конец года. Все диплом космонавта Ваш. Бюджет готов!

ФОРМИРОВАНИЕ ПЛАТЕЖНОГО КАЛЕНДАРЯ (ГРАФИКА ОПЛАТ)

Мы выяснили, что после того, как «План продаж» скорректирован на остатки товаров на начало и конец года, он превращается в «План закупок».
Вопрос на засыпку. А как нам превратить полученный «План закупок» в полноценный «График оплат» («Платежный календарь»)?

Есть идеи? Нет?… Исправим это недоразумение.

«Графика оплат» мы будем считать на отдельном листе excel, где к привычной структуре отчета, добавим три новых столбца — «Количество поставок в месяц», «Отсрочка платежа», «Кредиторская задолженность на 31.12.2020» .

В столбце «Количество поставок в месяц» прикинем, сколько раз в месяц. В среднем. Мы будем получать товар от поставщиков. 
Предположим, от поставщиков из России матушки, я получаю товар каждую неделю, в среднем это 4 поставки в месяц.
А вот из Китая-батюшки нам присылают контейнеры аккурат раз в два месяца.
Значит средняя поставка в месяц, равна 0,5.График оплат (Платежный календарь) для Бюджета закупок

Второй столбец — «Отсрочка платежа». В него вводим среднюю отсрочку, которую дают нам поставщики.
Понятно, что с местными парнями у нас рюмашки, обнимашки, посему 14 дней отсрочки мы имеем железобетонно.
А вот наши Китайские товарищи не такие, ежики лояльные и работаем мы с ними по предоплате.
А значит отсрочка равна зеро.

Ну и крайний столбец на этом празднике жизни — «Кредиторская задолженность на 31.12.2020».
Мои умнички, Вы уж верно догадались, что здесь надо прикинуть, с каким долгом перед поставщиками, мы зайдем в Новый год, положив болт на все приметы.
Опять же, как и с сумой поставки до конца года, математика тут нервно курит. Просто попытайте своего фин. директора, сколько он даст Вам денег на оплату поставщикам до конца года, и вычтите эту сумму из текущего долга.
Моя кредиторка равна 350 000 рублей по России и 0 по Китаю. Почему ноль, догадайтесь сами.

Начнем с вопроса. Сколько мы должны заплатить Поставщикам из РФ в январе следующего года.    

Сначала посчитаем, сколько денег мы должны заплатить в январе за одну поставку.

Из Бюджета закупок возьмем сумму закупки на январь 634 548 руб. и разделим на количество поставок в месяц — 4 поставки.
Одна поставка в январе будет стоить 158 тысяч. График поставок и оплат

А сколько таких поставок мы должны оплатить именно в январе, с учетом того, что поставщики дают нам отсрочку в 14 дней. Перекурим от таблиц, на вот такой картинке.

Перед нами год помесячно. Предположим, что поставщик привозит нам товар строго по понедельникам. Поэтому выделим дни поставок вот таким желтеньким цветом, а дни оплат синеньким. Пусть это будут пятницы.

Как видите количество поставок, в среднем, равно количеству оплат.

По месяцам может быть различие в один день, но по году все усреднится.

Мы все понимаем, что платим каждый раз не за прошлую поставку, а за позапрошлую, так как у нас отсрочка 14 дней.

Последовательность Поставок и Оплат для Платежного календаряНапример, 31-го декабря мы платим за поставку, которая была 20-го числа.

24-го за поставку от 13-го, 17-го за поставку от 6-го, а вот 10 и 3-го мы оплачиваем поставки, которые пришли к нам в виде, вот этих 350 тысяч дебиторской задолженности.

То есть в сухом остатке, в январе, надо оплатить 350 тысяч долга с прошлого года плюс 3 январские поставки.

Поэтому формула будет такой.

Средняя стоимость январской поставки * (Количество поставок — 1) + Кредиторская задолженность на конец 2019 г.

А что будет в феврале?

График оплат на февраль

Да те же 3 оплаты за поставки февраля, и 1 оплата за январскую поставку. То есть наша формула примет вид.

Стоимость 1 январской поставки (мы ее оплатим в феврале) = Сумму закупок за январь / Количество поставок
Сумма оплат в феврале = Стоимость 1 январской поставки + (Закупка за февраль / Количество поставок) * (Количество поставок -1)

Февральскую формулу скопируем на весь год и все, можно дудеть в горн и доставать штопор.

Формула для расчета платежей Поставщику в феврале

Стопе! Забыл, про Китай. Но с ним все просто. Поставка здесь раз в два месяца и работаем мы в деньги. 
Кредиторской задолженности по Китаю нет по определению, а значит, график оплат сделать проще.

Представим, что в январе мы должны оплатить поставку, которая придет в марте.

Алгоритм расчета платежей в Китай

То есть платеж января это сумма плана закупок за март плюс апрель, добавим эту сумму.
Соответственно в марте надо просуммировать закупку за май — июнь, в мае за июль – август и пошло поехало, до ноября.

А вот в ноябре не все так задушевно. В ноябре мы должны заплатить за поставку, которую будем распродавать в январе-феврале уже 2021 года.

Оттолкнитесь от посчитанных плановых продаж будущего года и сделайте план на январь – февраль следующего.

Как? Да так же как мы делали на первом уроке, планируя продажи на следующий в моем случае 2020 год. Я, например, вышел на цифру 1 миллион 820 тысяч.

Понимаю, что сложно, да вилами по воде, но кто сказал, что будет легко!

Покажите мне того шамана, кто сделает этот долбанный план продаж, план закупок и график оплат точнее. Клянусь своими гландами, завтра соберу узелок и пойду к нему в послушники. Если где-то что-то не уловили, это ссылка на файл с моим примером расчета .

http://bscontrol.ru/download/budget_TopControl.xls

Качайте. В тиши и покое поковыряйтесь в формулах, глядишь все и прояснится. Будут вопросы, велком в комменты и личку.

Подписывайтесь на рассылку блога, патронов у меня завались, поделюсь от души. На этом фините ля комедиа. Пока пока.

ВИДЕО ВЕРСИЯ УРОКА

ПОДЕЛИТЬСЯ

ПОДПИСАТЬСЯ

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.