Поставка и Распределение запасов — Управление закупками ч. 2

Разберем такую ситуевину. Вчера Вы получили диплом, а сегодня молодой и горячий профи заступили в должность специалиста по закупкам компании N. Вопрос: «С чего начнет наш Геракл свои подвиги?»

Естественно, с просмотра учебного курса «Управление ассортиментом». После которого он пулей начинает принимать качественные решения, какие товары убить, кто в матрице, кто в лузерах, и каких новинок ему не хватает.

На втором шаге нужно изучить своих поставщиков. Посмотреть географию, почитать договора, условия работы, съездить к ним в гости, джаз-квас и все такое.

Сделали, возвращаетесь на аэродром, и тут начинается тотальный дзен. Вам нужно принять решение, сколько товара от каждого поставщика телепортировать на свои склады. Так вот.

Ответить на этот вопрос без понимания своей текущей Схемы поставки и Схемы распределения запасов не представляется возможным. Почему?

Это Вы поймете, когда мы проникнемся тайным смыслом выше обозначенных схем. Итак.

СХЕМА ПОСТАВКИ ТОВАРОВ 

СХЕМА ПОСТАВКИ — это схема товарного потока, который идет от внешних поставщиков на ваши склады.

Проще говоря, она показывает, на какие склады поставщики привозят свой товар.

Какой у вас бизнес, сколько у вас складов, чем вы занимаетесь: семечками, плюшевыми зайцами, промышленными турбо нагнетателями, я не знаю! Поэтому покажу все на примере, а вы подключите природную смекалку, логическое мышление и прикрутите все это к структуре собственных складов.

Представим, что на рынке появилась некая Компании N, у которой есть только один склад «Розничный магазин номер 1», на который «Поставщик номер 1» доставляет свой товар. Одноуровневая схема, простая как барабан. Но бизнес растет, и вот у нее открывается новый склад для Оптовых клиентов, на который Поставщик так же напрямую возит свой товар. Прошел год, а они все прут, и в результате появляется Распределительный склад, с которого снабжаются ее магазины и филиалы. Ну а чтоб совсем прогнать тоску и скуку, предположим, что в силу своей географии один из филиалов снабжается не с Распределительного склада, а напрямую от Поставщика.

В итоге получаем вот такую схему, где у нас есть: Магазин, Оптовый склад, Распределительный центр и Склад филиала, куда бедняжка Поставщик делает прямые поставки своих товаров.

А теперь обратите внимание. Поставщику и каждому из Складов мы присвоили номер 1, а это значит, что может быть номер 2, 3, 4 и т. д.

Понимаете, эта схема может расти как угодно и куда угодно.

Она может расти в глубину за счет появления новых складов магазинов, филиалов или распределительных центров с прямой доставкой от поставщика.

Она может расти в ширину, если у Вас не один, а несколько поставщиков и у каждого своя специфическая схема поставки. Отсюда делаем прелестный вывод:

Чем больше у компании поставщиков и складов, тем больше и сложнее будут Схемы поставки. Что вполне логично.

СХЕМА РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ТОВАРОВ

Вторая схема называется…

СХЕМА РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ТОВАРОВ — это схема товарных потоков между собственными складами компании. Она показывает, с каких и на какие собственные склады перемещается товар, который приехал к Вам от внешнего поставщика.

С помощью этой схемы мы визуализируем внутрифирменное перемещение товаров.

Вот один из множества вариантов такой схемы для нашей фантомной компашки N.

Красные стрелки показывают потенциально возможные пути движения товара между собственными складами. К примеру, с Распределительного склада мы можем привезти товар напрямую на склад магазинов 4 и 5, а в магазины 6 и 7 поставка возможна только через склад филиала номер 2. При этом склад филиала 1 является донором для магазина 2 и 3.

Мало того, если возникнет ситуация, что в одном магазине у нас пусто, а в другом густо, мы можем перекинуть товар между ними. Но только так, как показано на схеме, ибо везти излишек товара из магазина № 1 в Балашихе в магазин № 2 Якутского автономного округа клиническая глупость по определению, а вариант, что мы торгуем бриллиантами, я не рассматриваю.

А теперь главный вопрос, Что в первую очередь влияет на конфигурацию схем поставки и распределения товаров?… Правильно… Три богатыря — Логистика, Экономика и Здравый смысл.

Мы везем товар на конкретный склад оттуда, откуда это сделать быстрей, удобней и дешевле. И не надо усложнять себе жизнь.

Оптимизация логистики и решение транспортных задач генетически несовместимы с темой нашего курса «Управление закупками», поэтому давайте ответим на другой вопрос.

А зачем нам, закупщикам, в принципе нужны все эти схемы?

Вроде ответ на поверхности. Для того чтобы знать, с какого склада уйдет и на какой склад придет закупленный или перемещенный товарный запас. Но это тактика.

Стратегическая ценность этих схем в другом.

Схема поставки позволяет сформировать точный прогноз продаж, необходимый для расчета объема товара, который нужно заказать у поставщика и привезти на склад.

Схема распределения позволит эффективно управлять внутренним перемещением товаров и своевременно перераспределять неликвидные и дефицитные позиции между собственными складами, минимизируя транспортные расходы.

Прониклись? Изумительно!

А что делать дальше? Ну это же очевидно. Надо нарисовать такие схемы для своей компании, верно?

Да упаси господи, нет конечно, ибо НЕФИГА ПЛОДИТЬ СУЩНОСТИ БЕЗ НЕОБХОДИМОСТИ!

Поверьте старичку Папе Карло, который не раз и не два пытался выстругать из этого полена хоть какого-нибудь Буратинку, рисование таких схем редкостная бестолковость и фатальная потеря времени.

И на это есть две железобетонные причины.

Первая и самая очевидная. Не успеет остыть ваш курсор или карандаш, как все, что Вы нарисовали, устареет. Время течет, все меняется, и рисовать картинки, а потом перерисовывать их при смене очередного поставщика или появлении нового склада, уж извиняйте, занятие для упоротых фанатов карандаша и ластика, коих надеюсь среди нас нет.

И второе. Предположим, мы таки уперлись, сели и нарисовали эти схемы. И что? Что мы будем с ними делать? Чем они помогут нам в реальной  работе? Если точность ваших закупок и адекватность запасов на складах были ниже плинтуса, то рисование схем их точно не спасет.

А почему? Да потому, что эти схемы нужно не рисовать, а применять при расчете объема заказа своим поставщикам или перемещении товаров между своими складами.

Они должны быть встроены в Вашу учетную систему или экселевскую расчетку.

Так вот проблема в том, что я не знаю, как Вы считаете свои заказы и вычисляете межскладской трансфер, но я отлично знаю, как это сделать нашим клиентам в системе ТопКонтроль.

Для того чтобы настроить Схему поставки в ТопКонтроль, достаточно выбрать нужного Поставщика в фильтре «Поставщик», а в фильтре «Склад» выбрать склады, с которых система возьмет данные о продажах и остатках. Например, выбрав склады Магазина 1, Магазина 2 и Магазина 3, мы получим возможность формировать Заказ поставщику, основываясь на данных об остатках и продажах этих трех складов.

А если поставщик возит товар не в магазины, а на Распределительный  склад, что делать в этом случае?

В этом случае нужно сделать 1 движение и добавить Распределительный склад в отбор по фильтру «Склады». Система возьмет общие остатки и продажи со Складов Магазинов и Распределительного склада.

Но ведь бывают ситуации, когда склад Магазина — это всего лишь витрина, которую нельзя обнулять. В этом случае остатки нужно брать только с Распределительного склада, а продажи со складов Магазинов.

При таком раскладе в фильтре «Склад» нужно оставить только «Распределительный склад», а затем в окне «Настройка» поставить галочку » Продажи без учета складов».

В этом случае остаток будет взят с Распределительного склада, а Продажи со складов Магазинов.

Ну и в качестве хеппиэнда, вариант для  гурманов.

Если для расчета нам нужны остатки с одного склада, а вот продажи с другого, то нам помогут разделенные фильтры «Склад_остатки» и «Склад_продажи».

Соответственно в первом фильтре мы можем выбирать, с каких складов нам брать продажи, а во втором, с каких складов брать остатки для расчета заказа поставщику.

Видите насколько просто и быстро в ТопКонтроль сконструировать любую, даже самую сложную  схему поставки, и тут же применить ее для расчета объема заказа конкретному

поставщику.

Естественно, что для каждого поставщика мы можем создать отдельный отчет с уникальной схемой, а это полюбому приближает наши возможности по моделированию схем поставок к уровню БОГ.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ДЛЯ СХЕМЫ ПОСТАВКИ

Теперь два слова о доп. возможностях, которые могут потребоваться Вам при сборке собственной схемы поставки.

Во-первых, нужно решить, какой показатель использовать для расчета заказа поставщику — Продажи, Заказы покупателей или Расход со склада.

Например, в мебельном бизнесе для этих целей используют не объем Продаж, а объем Заказов покупателей, так как период между заказом и реальной отгрузкой товара может быть больше месяца, и ориентироваться на продажи в такой ситуации это тупо плодить печальки.

Опять же, если для Закупщика важен объем продаж, то например Снабженцу, который везет сырье или комплектующие для своего производства, конечный объем продаж глубоко индефирентен. Его показатель — это Расход со склада, то есть все его расчеты будут построены на том, сколько товара списано со склада на производство.

Так вот для таких случаев в окне «Настройка» есть Радиокнопка, которая позволяет выбрать, какой из показателей брать в качестве базы для расчета Заказа поставщику — Продажи, Расход со склада или Заказы покупателей.

Ну и второй момент. Иногда в реальной жизни возникают очень сложные конфигурации.

У одного из наших клиентов есть Распределительный склад, Отдел оптовых продаж и около десятка розничных магазинов.

Оптовым клиентам и собственным магазинам делается доставка напрямую с Распределительного склада. При этом потребность собственных магазинов оценивается по факту продаж, а объем товара, который нужно заказать у поставщика для Оптового отдела закупщик берет из заявок, которые в конце дня пересылает ему каждый из менеджеров.

Как раз для таких сложных схем в ТопКонтроль существует инструмент, который называется Внутренний заказ. С помощью него мы можем моделировать Схемы поставки любой сложности.

СХЕМА РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ТОВАРОВ

Теперь два слова о Схеме распределения.

Здесь все проще и однозначней. Нужно создать отчет с типом «Распределение». Затем в фильтре «Склад» выбирать склады, между которыми мы будем перераспределять товар. Вот и все.