СТРАХОВОЙ ЗАПАС при Заказе поставщику — виды, применение, алгоритмы расчета — Управление закупками ч. 8

Доброго Дамы и Господа!

«Страховой запас» в Заказе поставщику, что это? Иллюзия или реальность? Пустое бла-бла-бла или эффективный инструмент? 

Сегодня мы разберемся в этом. Но для начала ответим на философский вопрос… «Что такое Прошлое?»

Это то, что уже было! Это наши продажи, которые уже случились.

Прошлое это все что у нас есть для того, чтобы математически точно посчитать потенциальный Объем заказа поставщику.

И все было бы Хари Кришна, если бы наши Прошлые продажи на 100% отражали реальный спрос наших покупателей, а главное если бы они, штука в штуку были равны продажам Будущего. Крайне прискорбно, но в реальной жизни такой расклад стремится к вероятности 0 целых, 0 десятых.

очистка продаж прошлого периода

Осознав, такой эпик фейл можно сделать себе харакири или изобразить следующее…

  1. Для расчета заказа поставщику можно выбрать период продаж в Прошлом, который будет максимально похож на период продаж в Будущем, по своему объему и динамике;

  2. Можно подобрать оптимальный метод расчета заказа поставщику исходя из специфики продаж конкретной группы товаров.

Какую математику включим? По обычной среднедневной, среднедневной без учета выходных, БРТ- метод, по сезонному алгоритму, на базе нормативов надежности. Выбор правильного метода, залог точного заказа!

  1. Далее можно нормализовать обнуление остатков, то есть предположить, что если бы товар был на остатках в те дни, когда его на самом деле там не было, то наши продажи по любому были бы выше.

  2. Ну и наконец мы можем отрезать нетипичные выбросы продаж – вверх, связанные с промо-акциями, ожидаемым дефицитом, ростом бакса и прочими неожиданно большими отгрузками…

Все эти ритуалы позволят Вам правильно посчитать и очистить продажи Прошлого периода от всякой нетипичной фигни . Сделав их, максимально приближенными к Идеалу будущего… Однако все вышеперечисленные движения, все равно не вылечат имеющий место головняк.

Ну допустим, помыли мы и пропылесосили наши прошлые продажи, посмотрели на них… сказали… это Хорошо и что… Ведь если по взрослому просветлиться, то любому хомячку станет понятно, что наш главный ТРЕШ совсем не в Прошлом, он в Будущем.

Наши Прошлые продажи могут сверкать и искрится своей чистотой, но в 90% случаев они все равно НЕ будут равны Будущим продажам! И если мы сделаем заказ поставщику, уверовав в равенство: «Очищенные продажи Прошлого равны продажам Будущего», то попасть в жир ногами по самые колокольчики, дело времени.

Возникает вопрос, а что с этим делать? А делать вот что!

определение страхового запаса

Мы должны скорректировать очищенное Прошлое на ожидаемое Будущее.

Эта корректировка, должна быть выражена в дополнительном объеме товара, который мы либо накинем сверху, либо наоборот уберем из Заказа поставщику, который рассчитали на базе очищенных Прошлых продаж.

И если ожидаемые продажи Будущего меньше очищенных продаж Прошлого, мы уменьшаем свой Заказа, и ни о каком Страховом запасе речи не идет, его просто НЕТ.

А вот если ожидаемые продажи Будущего больше очищенных продаж Прошлого мы в противоход добавляем к Заказу некое количество сверху.

Этот дополнительный объем товара, и есть наш искомый Страховой запас.

А сейчас, как уж повелось в нашей обители, мое личное определение этому демону:

Страховой запаса это дополнительный объем товара, который необходимо заказать у Поставщика в связи с сознательной корректировкой очищенных Прошлых продаж на их Будущий Рост.

Это была теория, переходим к практике.

методы учета страхового запаса

Давайте разберем варианты учета Страхового запас при формировании Заказа поставщику.

  1. Фиксированный объем Мы задаем конкретное количество товара, которое тупо плюсуем к уже рассчитанному заказу. Это самый простой и НЕ гибкий вариант.

Заказ равен 100 штук, страховой запас 10. Готово.

В чем минус такого метода. Ваши продажи могут постоянно меняться, не дай бог падать или дай бог расти, а фиксированный Страховой запас НЕ изменится. А в результате, что? А то. Рано или поздно мы огребаем неликвиды или обнуление остатков.

Впрочем, у этой методы есть Плюсик в карму. Через фиксированный Страховой запас мы можем задать дополнительное количество товара под ожидаемое событие, которое по прогнозу приведет к росту наших продаж.

Исходя из прошлых очищенных продаж, нам нужно 80 пачек макарон, но мы знаем, что через 2 дня у нас открывается новый магазин и туда нужно завести, минимум 10 пачек на первую витринную выкладку и еще 15 пачек на склад.

Установка страхового запаса 25 штук, через Фиксированный объем самое оно.

Учет Страхового запаса через Фиксированный объемзапас

  1. Увеличение Периода Продаж Второй вариант учесть Страховой запас, это увеличить Период продаж, на который заказывается товар. То есть, Страховой запас мы задаем не в штуках, а в дополнительных Днях продаж, на которые заказываем товар.

На 20 дней будущих продаж нам нужно 80 пачек Щебекинских, но наш поставщик редкостная редиска и постоянно срывает сроки поставки. Как нам подстраховаться? Правильно заложить 2 дня на форс мажор и заказать объем товара не на 20 дней продаж, а на 22. 80 штук делим на 20 и умножаем на 22 дня. Итого, наш заказ 88 пачек, из которых 4 штуки страховой запас на 2 дня продаж.

Понятно, что при таком Ширли-Мырли страховой запас будет четко следовать за фактическим объемом продаж, и даже если мы перетаримся, то не более чем на 2 дня продаж. Если Вы не торгуете движками для Боингов такая перетарка по определению не критична, верно?

Учет Страхового запаса через увеличение Периода продаж

  1. %-т роста продаж Мы можем задать Страховой запас, как некий %-т роста продаж от Прошлого периода. Мы прикидываем насколько наши продажи вырастут в будущем и просто увеличиваем заказ на этот процент. 

Исходя из Прошлых очищенных продаж нам надо заказать 100 коробок чипсов «Картофельный шалунишка». Но на следующей недели по ним стартует акция «Купи три пачки получи вибромассажер в подарок», поэтому мы ожидаем рост продаж в 20 процентов, так как Вася, Петя и Жозефина затарятся ими впрок. А это значит, что нам нужно увеличить свой заказ на эти 20 процентов и получить на выходе 120 коробок.

Учет Страхового запаса через корректировку Прошлых продаж
СВОДНАЯ ТАБЛИЦА ПО ВАРИАНТАМ ПРИМЕНЕНИЯ страхового запаса

А пока, лично от меня, получите бонус! Вот Вам сводная таблица, в которой сведены ситуевины, когда целесообразно применять каждый из озвученных выше вариантов.

Боевое применение Страхового запаса

Ну что ж. Доцентов и Ботаников теорией я уважил, а вот нашим клиентам, этого маловато будет. Им нужен молоток для своих гвоздей, а не разговоры о нем. Посему переходим к практическо-математической части нашего урока.

примеры расчета страхового запаса

Переходим в систему ТопКонтроль модуль «Управление закупками». Здесь выбран Отчет закупщика — «Заказ поставщик — Вега».

И выведены, дополнительные столбцы для работы со Страховым запасом:
«Страховой запас», «Корректировка продажи, %», «Корректировка заказа, знач.», «Корректировка заказа, %»

Отчет Закупщика для расчета Страхового запаса
Как видите в окнах выбора Периода, этот Заказа рассчитан исходя из Продаж прошлого периода с 1 февраля по 15 апреля.

Теперь добавим к нему Страховой запас, каждым из озвученных ранее методов.

  1. Страховой запас в виде Фиксированного количества вводим в столбец «Страховой запас» для конкретного товара, для группы товаров или сразу для всех товаров в отчете.
Ввод фиксированного Страхового запаса
А в итоге рассчитанный заказ увеличивается на заданное количество, впрочем не всегда именно на него.

Тут есть один важнецкий момент, который обнуляет идею, что учесть Фиксированный страховой запас в Заказе поставщику проще чем запостить фоточку инсте. Смотрите, в чем дело.

Если исходный объем заказа, посчитанный от прошлых продаж, больше нуля, то есть нам по любому нужно везти товар, то ДА. Страховой запас тупо прибавляется к уже рассчитанному объему. Все элементарно. А вот если исходный заказ равен нулю, то есть текущего остатка, хватит на весь период будущих продаж, расчет становится покруче.

Сначала система посмотрит, оставшийся запас товара на конец заданного нами периода продаж в будущем и если он меньше, чем страховой запас, то она предложит заказать именно эту разницу между Страховым запасом и фактическим Остатком.

Алгоритм добавления Страхового запаса при Фиксированном методе
Например. Планируем заказ на 20 дней продаж. Прогнозируемые продажи 100 штук. 

Текущий остаток 150 штук. То есть его хватает на будущие 20 дней продаж, и еще остается 50 штук на конец этой двадцати дневки.

Получается, что нам не надо ни чего заказывать, количество к заказу равно нулю. Теперь представим, что под очередную распродажу нам надо добавить Страховой запас в 80 штук.

Вопрос, какой заказ мы должны отправить поставщику? 80 штук? Нет, конечно. 30! 80 минус 50.
Ибо эти 50 штук у нас и так будут в наличии после 20 дней продаж.

Пример добавления Страхового запаса при Фиксированном методе
Понятно, что если остаток на конец периода продаж будет больше, чем нужный страховой запас, то система оставит этот заказ нулевым.

Именно так и ни как иначе должен работать алгоритм учета фиксированного Страхового запаса.

Правда у себя в ТопКонтроль, на случай войны, мы сделали дополнительное поле «Корректировка заказа, знач», вот оно.

Ввод Страхового запаса без пересчета остатков
В которое можно ввести нужное количество, и система вообще не посмотрит на остатки, продажи и еже с ними, а добавит этот объем к имеющемуся заказу без всяких пересчетов.

Понятно, что Страховой заказ считается умнее, но если Вам нужно без лишних заморочек превратить нулевой Заказ в конкретное количество, то просто введите это число в столбец «Корректировка заказа, знач.» и оно тупо плюсуется к посчитанному Заказу.

  1. Второй вариант учета Страхового запаса от «Дней на складе».

На скрине выше в столбце «Заказ на дней» введено 20 дней, это Период продаж на который мы хотим закупить товар.
Меняем цифру на 25 дней и получаем пересчитанный Заказ поставщику с учетом Страхового запаса в 5 дней продаж.

Пример расчет Страхового запаса через увеличение Периода продажСамо собой, что отдельный срок в днях Само собой, что отдельный срок в днях можно ввести для конкретного товара или товарной групп.

  1. Вариант — Страховой запас в % роста от Продаж прошлого периода.

Эту корректировку мы вводим в столбец «Корректировка продаж, %». Здесь мы забиваем наш прогнозируемый рост продаж в процентах относительно продаж прошлого периода по всем товарам, отдельным группам или конкретным позициям.

Кстати, в столбце, как и во всех предыдущих, при необходимости, можно указать, как положительные, так и отрицательные значения. И если Вы не дай бог готовитесь к падению, а не росту продаж, что по нашей жизни совсем не новость.
Понятно, что при таком раскладе никакого Страхового запаса у вас не образуется, а будет уменьшение исходного заказа на заданный процент.

Учет Страхового запаса через %-нт увеличения Прошлых продаж

А теперь пару капель про одну очень важную проблемку.

Смотрите, у меня в отчете выведено два столбца – «Корректировка продажи, %» и «Корректировка заказа, %».

Варианты Корректировки Заказа поставщику

Из нашего опыта, Закупщики через одного путают эти вещи и дело тут вот в чем.

Когда мы вводим корректировку продаж, то на соответствующий процент увеличивается не объем уже посчитанного от прошлых продаж заказа, а сама эта продажа, от которой этот заказа посчитан.

Если я введу здесь корректировку + 10%, то у меня на 10% увеличивается вот эта исходная цифра продаж и уже от нее заново пересчитывается объем заказа.

Корректировка Заказа через увеличение исходной продажи
А вот если мы введем эту же корректировку в столбец «Корректировка заказа, %», то этот процент роста скорректирует не исходную продажу, а вот эту цифру уже рассчитанного от нее заказа.

Корректировка значения Заказа без корректировки продаж

И если по какому-то товару система не посчитала объем заказа, потому что текущего остатка хватает на весь период продаж, и Заказ по этому товару равен 0, то как бы мы корректировали заказ, хоть на 100, хоть на 1000 процентов, ноль так и останется нулем.

Но если мы будем увеличивать именно исходные продажи, в этом столбце, то этот нулевой заказ пересчитается и может стать НЕ нулевым, ибо мы увеличили исходную цифру продаж.

Естественно, в стандартном режиме нужно корректировать исходную продажу, а не посчитанный от нее заказ.

Однако, Вы меня спрашивали,  я Вам показал.

На сегодня все. Да снизойдет на вас прохлада и опыт Мастеров… 

Удачи Вам и верных мозговых решений!

ВИДЕО ВЕРСИЯ УРОКА

 

ПОДЕЛИТЬСЯ

ПОДПИСАТЬСЯ

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.