Учет Нулевых Остатков (Out-of-stock) при заказе поставщику — Управление закупками ч. 11

Доброго Дамы и Господа!

Сегодня мы начинаем двухсерийный, урок на котором разберемся, как учитывать выбросы данных при расчете заказа своему поставщику. Понятно, что если у нас СНАБЖЕНИЕ, а НЕ закупка то выбрасываться будут НЕ продажи, а РАСХОД комплектующих, сырья или материалов.

ПОНЯТИЕ — ВЫБРОС ПРОДАЖ

И для начала определимся с терминологией. У себя мы используем такое определение:

Выброс данных в динамике продаж — это значимое отклонение ежедневной продажи от среднедневной за выбранный период. Не связанное с сезонными колебаниями спроса и любыми другими явно прогнозируемыми событиями прошлого.

С первого взгляда сложновато, но мы взломаем этот шифр, упростив все до дважды два.

Итак, пред вами график продаж вот этого электро молотка за последние 3 месяца по дням. Cредняя продажа за эти дни равна 4 040 штук, и эта белая линия средней продажи добавлена на график.

Без высшей математики, дисперсий и средне квадратичных отклонений, юзая исключительно глазометрический метод, мы делаем абсолютно справедливый вывод, что наибольшее отклонение от средней продажи имеют вот эти две точки вверху и вот эти нулевые и отрицательные продажи внизу.

Выбросы нетипичных продаж в графическом виде

Соответственно верхние точки нетипичных продаж мы назовем — Выбросы вверх, а нижние — Выбросы вниз.

Сегодня разбираемся с нашим дном, а на следующем уроке я расскажу, как погасить звезд. Но на старте критически важная зарубка.

Поиск, анализ и ликвидацию любых выбросов мы делаем исключительно по динамике продаж конкретных ассортиментных позиций!

Выкручивать можечек медитируя над выбросами продаж — по группам товаров, категориям, брендам, поставщикам и другим обобщающим свойствам товарных позиций, дело веселое, но тотально бессмысленное. К реальному формированию заказа поставщику эти выбросы по сводным продажам не приклеишь не пришьешь.

За исключением, объединения конкретных товаров-аналогов под одним сводным названием.

Для такого сводного товара нормализация выбросов, так же будет во спасение. Вообщем, только конкретные товары, только рок-рол!!!

А теперь давайте разбираться, какие «Выбросы вниз» могут появиться в нашей статистике продаж.

ВИДЫ ВЫБРОСОВ ПРОДАЖ

Первый тип называется – «Отрицательный выброс»

Они возникают в те дни, когда наши продажи за день оказываются отрицательным числом. А как такое возможно! Да долго ли умеючи.

Если возврат товара от наших покупателей превысил его продажи за день, то результатом будет отрицательная продажа за весь день. Количество возвращенных единиц 100 штук. Количество проданных 20 выброс за день равен минус 80 штук.

Второй тип выброса вниз называется — «Неадекватно низкая продажа».

В среднем мы продавали 2 000 штук в день, потом хлоп, продали 100. Почему так случилось? Да бог его знает, это вопрос к Британским ученым. Факт остается фактом, наши продажи за этот день оказались капитально ниже обычной продажи. То есть «Неадекватно низкие».

Ну и третий, самый противный тип выбросов, это «Нулевой выброс».

Нулевой выброс — это ноль штук продаж товара за конкретный день. То есть в этот день, продаж не было вообще либо продажи были равны возвратам. В зависимости от причины такого казуса, Нулевой выброс подразделяется на 2 подвида.

Нет покупателя — Нет продаж, встает во весь рост, когда покупатели бессовестно и категорично вообще отказываются от покупки этой позиции в конкретный день.

Нет остатка — Нет продаж, в этом случае мы огребаем нулевые продажи, потому что на нашем складе остаток товара равен 0. То есть мы имеем обнуление запаса. Собственно все.

Теперь мы знаем, какие виды выбросов поджидают наших закупщиков при формировании заказа своему поставщику. А что дальше? А дальше… у меня классический новостной дубль. Две новости. Good и Bed. Начну с Good.

Отрицательные выбросы, Неадекватно низкие продажи, Нулевые выбросы «Нет покупателей — Нет продаж»можно вообще НЕ учитывать при расчете Заказа своему Поставщику.

Фишка в том, что это естественные выбросы, которые с приличной вероятностью могут повториться в будущем. За прошлые три недели у нас было 5 дней, когда покупатели НЕ брали конкретный товар, ну или брали его крайне мало. Кто из Вас поставит свою панамку против того, что в следующие три недели мы каждый день будем продавать этот товар и не просто продавать, а продавать НЕ мало? Есть тут такие Ванги и Кассандры?

Именно поэтому вычищать из продаж подобные типы выбросов, что ежика подстригать. Ни красоты, ни пользы. Хотя,… по законам вселенной, в каждом правиле есть исключение.

Это большие незапланированные возвраты товаров от покупателей, которые попали в период, за который мы берем продажи для расчета заказа. Раскрою нюанс.

Во вторник первой недели к нам приехал Клиент, и взяв партию в 1 000 молотков. А через неделю привез эти мячики обратно, с новостью, что вся партия полный хлам, потому что у них отваливается ручка. Оформил возврат и пожелал нам удачи.

Так вот, если через неделю мы сядем считать свой заказ, и при этом возьмем за базу прошлые продажи за последние ДВЕ недели, то на выходе получим абсолютно кривые данные.

Потому что этот демонически возврат попал в двухнедельный базовый период, но в него НЕ попала эта продажа и они взаимно НЕ погасили друг друга.

Большие возвраты - исключение при учете выбросов

Как разрулить такую грусть. Своим клиентам в системе ТопКонтроль, я советую явно исключать подобные документы возвратов при настройке Отчета закупщика.

Для этого нужно открыть фильтр — «Номер документа», и ввести уникальный номер этого документа возврата, который требуется исключить из статистики и поставить галочку «Исключить». Тогда в Отчете в столбце «Продажи» будут выводится продажи С УЧЕТОМ ВСЕХ возвратов за исключением возврата по документу номер Бр016896.

Понятно, что по аналогии мы можем исключить несколько документов возвратов, либо возвраты от конкретных клиентов, в последнем случае надо использовать фильтр Клиенты.

Настройка исключения возвратов при заказе в системе ТопКонтроль

На этом хорошие новости закончились. Переходим к НЕ хорошим под названием — «Обнуление остатков».

УЧЕТ ОБНУЛЕННЫХ ОСТАТКОВ В ЗАКАЗЕ ПОСТАВЩИКУ

Вернемся к нашему графику продаж и добавим на него второй ряд данных с остатками на конец каждого дня. Как видите есть дни, когда наш остаток был равен ноль и скорее всего именно по этой причине наши продажи так же равны зеро.

Надеюсь, аксиома – «Нет остатка — Нет продаж», вопросов ни у кого не вызывает. И тут встает вопрос, как учесть продажи, которые мы потеряли из-за того, что товара не было на складе. Ведь логично, если бы товар был на остатках, то в эти дни, что-то продалось бы.

Совмещенный график продаж и остатков

А что произойдет, если мы НЕ учтем эти упущенные продажи при формировании следующего Заказа поставщику? Ответ очевиден. Мы будем утирать свою скупую слезу, наблюдая, как наши денежки уплывают к братцам-конкурентам из-за очередного обнуления остатков на складе.

Давайте решим этот ребус, соорудив в экселе простенькую мат. модель и оценив несколько вариантов решений.

Первый, классический вариант. Расчет Заказа по обычной среднедневной продаже.

РАСЧЕТ ЗАКАЗА ПОСТАВЩИКУ ПО ОБЫЧНОЙ СРЕДНЕДНЕВНОЙ ПРОДАЖЕ

Предположим, что для формирования Заказа поставщику мы решили взять продажи за последние 90 дней, которые были равны 2 000 штук.

Расчет Заказа поставщику по среднедневной продажеТаким образом, средняя продажа от календарных дней составила 22 штуки, 2 000 разделить на 90. Допустим, мы решили, что будем поддерживать на складе месячный товарный запас. Поэтому мы должны заказать у поставщика объем товара на 30 дней продаж. Этот объем равен средняя продажа 22 штуки умножить на 30 дней, итого 667 штук.

Обратите внимание, я сознательно упрощаю наш расчет не учитывая сроки выполнения заказа, текущий остаток, товар в пути, страховой запас и прочие факторы влияния, ну чтобы не замыливалась суть.

 

Так вот, расчет по обычной среднедневной будет ладненьким и складненьким, ежели наш товар в течение этих 90 дней беспрерывно лежал на складе и купить его мог любой желающий. А если нет! Если по факту он пролежал на остатках, скажем не 90, а 60 дней.

Расчет заказа поставщику от Дней на складеРазве вот эта средняя продажа отразит наш реальный спрос?! Да, нет конечно. Она его явно занизит. Именно в этот момент каждый Закупщик, упирается бубном в стену, и в этот момент его посещает стандартное откровение. А что, если делить наши фактические продажи не на количество календарных дней, а на количество дней, когда товар реально был на остатках.

Сказано Заделано. Делим 2 000 штук на 60 дней наличия товара на складе. Получаем новый показатель средней продажи от дней на складе равный 33 штуки, умножив его на 30 дней, получаем новый объем заказа в 1 000 штук.

 

Вроде все красиво и просто, верно? Честно говоря, я бы прыгал от счастья если б на этом мог закончить сегодняшний трындеж. Но мир жесток. Сейчас мы перевернем этот долбанный айсберг и посмотрим, что там у него под водой.

ПОСЛЕДСТВИЯ РАСЧЕТА ЗАКАЗА ПОСТАВЩИКУ ОТ ДНЕЙ НА СКЛАДЕ

Шапка неликвидПредставим, что весь последний год на нашем складе лежало 100 коробок вот таких Инопланетных уматных Шапок, и наш Начальник задрал весь отдел продаж мозговыми штурмами на тему того, куда бы их присунуть.

Молитвы сработали, и три месяца назад у нас появились два клиента из дальнего космоса, которым позарез нужны были эти скафандры.

В итоге, за два дня мы слили им весь остаток в размере 2 000 штук, после чего счастливые и довольные достали свои куар коды и двинули в барчик за углом.

Но счастье было не долгим, ибо вчера наш закупщик Вася Перебегай сел делать свой заказ поставщику. 

Заказа он делает по обычной среднедневной продаже, но для ее расчета он взял не 90 календарных дней, а количество дней с НЕ нулевым остатком. Но прикол в том, что за последние 90 дней, которые Вася взял за базу, эти шапки пролежали на складе всего 4 дня, хотя до этого целый год кладовщики пинали их из угла в угол. Таким образом произошла капитальная деформация среднедневной продажи и она стала равна 500 штук в день. И по цепочке, к поставщику улетел заказа на 15 000 штук этого говнеца. 

Неликвидный заказа посчитанный от дней на складе

15 000 штук неликвида, который мы никогда в жизни не продадим!!!

Братья и Сестры, этот крайне утрированный пример, я показал Вам с одной целью. Необходимо четко понимать, что при определенном стечении обстоятельств, а именно, когда наш товар по каким-либо причинам находился на складе очень мало дней, но при этом его объем продаж был велик, расчет заказа от дней на складе может загнать нас в такие неликвидные тигули, что ни Федор Конюхов ни Миклуха Маклай не найдут нас там и оттуда не вытащат. И хорошо если этим товаром будут дешевые спички, а если дорогие тачки?

Вообщем наше, казалось бы, простое и логичное решение считать заказ от дней на складе может привести к очень непростым и не логичным последствиям.

НОРМАЛИЗАЦИЯ НУЛЕВЫХ ОСТАТКОВ ПРИ ЗАКАЗЕ товара ПОСТАВЩИКУ

Решением этой задачи будет «Нормализация нулевых остатков».

Расчет заказа поставщику с нормализацией нулевых остатковДля начала давайте представим, что в дни, когда товара НЕ было остатках, он как будто бы был. И его продажи были равны средней продаже, посчитанной от календарных дней. Смотрим цифры. Количество дней, когда товара не было на складе 90 минус 4, равно 86.

Средняя продажа за 90 календарных дней 22 штуки, сколько мы бы продали за эти 86 нулевых дней, если бы она осталась такой же? Все просто 86 умножить на 22, 1911 штук. Таким образом, общая сумма продаж за 90 дней с учетом дополнительных продаж за нулевые дни равна 2 000 реальных продаж + 1 911 штук виртуальных, итого 3 911 штук.

Разделив 3 911 штук на 90 дней, мы получим среднедневную нормализованную продажу в размере 43 штуки. Теперь в одно действие считаем нормализованный объем заказа, умножив эту среднедневную на Период обеспечения равный 30 дней. Итого, 1 304. Это наш новый заказ с нормализованными остатками.

Как видите, он увеличился относительно расчета за календарные дни, но не так круто, как в расчете от дней наличия на складе.

КОРРЕКТИРОВКА СРЕДНЕЙ ПРОДАЖИ ПРИ НОРМАЛИЗАЦИИ НУЛЕВЫХ ОСТАТКОВ

У себя в системе ТопКонтроль мы усовершенствовали этот метод, добавив в него возможность ручной настройки степени нормализации. Товарищи клиенты, если вы решили применить в своем Отчете Закупщика нормализацию остатков, то нажмите кнопку «Настройка» и перейдите во вкладку «Выбросы».

Поставьте галочку «Нормализация Обнуления остатков» и точку «% от среднего».

Автоматическая Нормализация остатков в системе ТопКонтроль

А окошко, в котором по умолчанию стоит значение 100%, как раз и служит для того, чтобы задать процент среднедневной продажи от календарных дней, которую программа будем использовать для своего расчета.

Когда в примере excel мы считали «Продажи за дни отсутствия товара», я умножил Дни обнуления остатков на среднедневную продажу за календарные дни. Можно сказать, что умножение было сделано на значение равное 100% текущей среднедневной продажи

И вот тут у многих профи возникает вопрос, а кто сказал, что мы будем продавать именно 22 штуки в день! Не факт, верно?

Ведь точную цифру этих продаж знает только Всевышний. ТопКонтроль же дает возможность включить свою интуицию и сыграть со вселенной в закупочное «Поле чудес» на котором Вам надо угадать наиболее вероятное значение средней продажи.

Использование %-та изменения средней продажи при нормализации остатковТехнически это как раз и можно сделать через условный процент, на который, по Вашему мнению, увеличится или уменьшится среднедневная продажа. Введем 100% в отдельную ячейку и напишем «от среднедневной продажи». После чего умножим наш расчет на этот процент.

Если увеличить процент, например до 250, то и средняя вырастет на эту величину. То есть, изменяя значение процента от среднедневной, мы изменяем степень нормализации наших продаж.

Считаем, что средняя занижена, увеличиваем процент. Занижена — уменьшаем.

Нет смыла спорить, что метод прост и логичен. Но, как и все в нашем мире НЕ идеален.

И косячок в нем нашел один из наших клиентов, дай Бог Вам Сергей здоровья и долгие лета. 

РАСЧЕТ ЗАКАЗА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ НОРМАТИВА НАДЕЖНОСТИ

Дело в том, что у этого Клиента была очень специфичная номенклатура, в которой одновременно были позиции, которые продавались много и стабильно и товары, по которым продажи в 2-3 штуки в год, считались хорошим объемом. Поверьте, что при таком раскладе подобрать оптимальный процент от среднедневной крайне сложно.

Поэтому он предложил нам реализовать совсем другой механизм, в котором используются два статистических норматива – «Надежных дней на складе» и «Надежных дней продаж». Они позволяют задать границу надежности данных.

И если статистика надежна, то применяется стандартный алгоритм расчета заказа, а если статистика НЕ надежна, и нормативы не выполняются, то в расчете используется коэффициент надежности, который корректирует объем заказа в зависимости от соотношения дней продаж и дней наличия товара на складе.

Коэффициент этот очень хитрый, вот так он выглядит.

Коэффициент надежности для учета нулевых остатков

И понятно, что пока Вы НЕ наш клиент, об этом коэффициенте и алгоритме Вам никто и ничего не расскажет. Уж извиняйте. Инфа эта во-первых авторская, а во вторых абсолютно приватная.

Настройка нормативов надежности в системе ТопКонтрольНашим же клиентам, скажу одно. Обратите внимание на вот этот блок настроек, он как раз и отвечает за настройку алгоритма расчета с учетом нормативов надежности. Возникнет желание разобраться с ними, пишите в личку пришлю всю нужную информацию, если в чем не разберетесь расскажу лично за чашкой армянского.

На сегодня все. Всем бай. 

ВИДЕО ВЕРСИЯ УРОКА

 

ПОДЕЛИТЬСЯ

ПОДПИСАТЬСЯ

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.